１．自治会退会者の管理費支払い義務の確認（自治会会員と利用及び管理に関する契約関係の整理と管理費未納者の経理処理について）
長期未納者に管理費の請求を行うに当たり、未納者の自治会「退会」の意味と管理費納入の義務に関して理解に相違があり、規約において明確ではないため、自治会として統一見解を定めた。
（１）うぐいすの森自治会は、２つの性格を併せ持っている。ひとつは地縁団体としての自治会であり、自治会員として「入会する」ことで、うぐいすの森内において会員相互の親睦と交流を図り、良好な地域社会の形成に資することである。もうひとつの自治会の性格は同時にうぐいすの森の別荘管理団体としての機能を持っていることである。自治会と各区画所有者は「利用及び管理に関する契約書を締結」し、所有者はうぐいすの森利用者として自治会へ管理費及び水道代などの共益費を支払うことを約束し、自治会は管理団体としてその業務に責任を持って遂行することを約束している契約関係である。
従来自治会への入会と管理契約が一体となっていて充分に理解が整理されてこなかったことから、自治会の会員（うぐいすの森に住所があれば所有者でなくても、自治会に入会できる規定）であることと、うぐいすの森の利用者（区画を所有するオーナーであること）を同一視している結果、「自治会を退会すれば管理費を払わなくて済む」という誤解がされてきた。うぐいすの森自治会自体は地縁団体であり、自治会への入退会は個人の任意である。
一方、うぐいすの森内に不動産を所有し、自治会と「利用及び管理に関する契約書」を前提としている以上、契約に基づく別荘地利用者であり続けるのであり、契約に基づいて管理費の支払い義務を負う契約関係である。「利用及び管理に関する契約書」では、自治会員でなくなった場合、契約は解除となるという条文はない。自治会を退会した場合、自治会費2,000円が請求から控除され、農園の利用権、総会の案内や議決権を失う。しかし、うぐいすの森内に不動産を所有している限り、利用者であり続けることは事実であり、利用管理契約は有効で、第三者に売却し、所有権を失わない限り管理費等の支払い義務からは免れないことを再確認した。以上の確認の上で、長期未納者に請求書を送付したものである。（2023年10月21日、2024年3月16日理事会決議）
（２）同様に、会則第９条（退会）において、「（３）第7条に定めた会費納入の義務を継続して3年間怠った場合、自治会を退会したものとみなす」という規定がある。自治会費2,000円を3年間未納の場合、自治会員でなくなるという規定であって、ここから管理費を納める義務から免除されるということは読み取れないし、「利用及び管理に関する契約書」においても自治会を退会した場合、利用契約が解除されるとは規定されていない。（2023年11月18日、2024年3月16日理事会決議）
（３）3年間会費を納めなかった会員に関しては、「みなし退会」という制度により、会員リストから削除し、同時に管理費請求リストからも削除され、請求は行ってこなかった。収支計算書では単年度の収支状況しか明らかにされず、未納管理費の累計額が会員に公表されて来なかった。未収管理費を回収できないということで簿外処理してきたが、これは会計原則において妥当なものではなく、こうした不適切な経理処理を改めるために、2024年度末から貸借対照表を開示し、本自治会の財政状態を適切に表示し、公表する旨決議した。（2024年2月17日理事会決議）
２．会則第7条2項、別荘地内での営利的活動について（うぐいすの森の中で仕事をする環境を積極的に推進していく方針）
本別荘地においては、佐久市との自然環境保全協定により、別荘分譲地として開発されたものであるので別荘の建築、および例外的に一般住宅等の建築のみが認められており、別荘地にふさわしくない構築物の設置は佐久市との自然環境保全協定により認められていない。一方、現在の別荘地の状況では、「焙煎屋とか彫刻家とか喫茶店をやろうとしているとか、セミナーとして使っている人もいるのではないですか」との反論もあり、これに対しては規約のみを盾に今後のうぐいすの森の営業活動に対して規制することはできない現状である。現に、別荘もしくは住居として用いながら、インテリア商品やアクセサリー、暖炉の製作販売、珈琲焙煎、セミナーハウスや貸別荘、賃貸住宅などの小規模事業活動、彫刻、絵画、陶芸などの芸術活動、その他の他人に迷惑が及ばない事業活動を行っているのは事実であり、これらに自治会が関与するものではないと判断する。例えば自宅の一隅に喫茶店、会員制レストラン等を設ける場合は人の出入りや看板が必要なので営利目的として判断できる場合もあり、その都度、理事会にて具体的事案として検討することとする。
このようなうぐいすの森内の営業行為を単に否定することは却って規約自体を有名無実なものにする可能性があり、またうぐいすの森の活性化にとってもマイナスである。別荘を持つ、利用するという意味付けが２０年前とは異なり、若い世代にあまり重要な意味を持たなくなっており、むしろ、自然に恵まれた森の中で、リモートワークをする、アーティスト活動をする、移住することなく、東京に拠点を置きながら、田舎でリモートで仕事ができる転職（総務省が推進しているプロジェクトは「転職なき移住」である）をする、スモールビジネスを起業する、二拠点居住を行うなどの新しい生活スタイルがある。このような中で、全く仕事をすることができない、事業活動ができない、別荘や住宅としてしか使用できない、ではうぐいすの森の活性化の阻害要因となっている可能性がある。自然の中で（うぐいすの森）の中で仕事をする環境を積極的に推進する方向性が求められている。（2023年10月21日、2024年3月16日理事会決議）
３．共益費（管理費・水道代等）滞納者の水道開栓及び閉栓処置に関して
管理費や水道料金を長期に滞納している人が、「水道栓の開栓」の依頼があったときは、まず、管理事務所及び会計担当に「当該者の管理費・水道料金の滞納状況を確認する。開栓は滞納していた管理費・水道料金を一括して支払うか、一部を支払い、且つ残金の支払い時期などを明示した書面（滞 納者の自筆の物）を提出した場合とする。（2010年11月20日理事会合意）
また、管理費、水道料金の未納額が1年間分に達した場合、全額一括納入されない場合、自治会は当該滞納者への水道供給は一旦停止し、閉栓する。分割払いを希望した場合は12カ月以内に全額支払うことを約した公正証書作成の上、開栓する。（2024年3月16日理事会決議）
４．土地・建物の新規購入に関わる入会金の徴収
2019年5月11日理事会において退会者の土地・建物を購入した者は新規に入会金を支払わなければならないと規定したが、2023年10月21日理事会において明確にしたように、退会者は単に自治会を退会したに過ぎず、利用契約に基づく管理費の未納状態であり、みなし退会や管理費滞納者と対応を変えることは現実的ではない。新規購入者は入会金もしくは前所有者の滞納管理費の何れかを納入してもらうこととして、現に運用されている内容について改めて合意した。利用契約は新所有者との締結が必要であることは言を待たない。（2024年3月16日理事会決議）
５．自治会財産の取得による活性化
無償譲渡物件について自治会が所有し、活用する。家付き区画については、土地のみ所有者などに優先的に宿泊をしてもらう貸別荘として貸し出すなど会員への便益を図ると同時に、管理費以外の収入の道を探る。または、リフォーム後売却した場合、売却益を自治会会計に算入する。自治会財産に関しては積極的にうぐいすの森活性化のため活用する。（2024年2月17日 3月16日理事会決議）
６．井戸掘り禁止に関する理事会決議事項
井戸掘りに対する「建築工事等に関する指針」について運用指針について以下の通り決議した。「本別荘地の下水は地下浸透式なので、井戸からの用水は汚染されている可能性がある。従って本別荘地内において、自治会が行う被圧地下水の汲み上げ以外の井戸掘りを禁止する。」（2023年9月16日、2024年3月16日理事会決議）
補足説明：建築指針第2条（４）より、「地下浸透施設は地下水利用施設から３０ｍ以上離して設置すること」と規定されている。つまりこれを逆に言えば、本別荘地ではすべて下水がなく生活雑排水は地下浸透式を採用していることから、井戸を作ったら、半径３０ｍ以内に家を建築することはできないという規程である。また半径３０ｍ以内に家があれば井戸は掘ることができない、という規程である。井戸を掘るのは災害時のためだから認めるべきだという意見や井戸掘りは個人の自由だというような意見があるが、建築指針に違背するものであり、自治会としては許可することはできません。k
