◆自主管理第１弾 除雪を伊坂建設に依頼しました（2024年3月1日）
2月29日の天気予報で、佐久市内全域に除雪車が出動する見込みとのことでした。3月末で委託会社コバヤシとの契約が切れますが、除雪に関しては、会員の皆さんの関心が高く、2月の定例理事会においても役員から除雪は心配だとの意見があったことを踏まえ、早めに除雪業者との交渉を始めました。「来年から大丈夫です」では説得力がないと考え、契約を前倒しで3月から実施することで、皆さんの懸念を払拭したいと考えます。交渉中の伊坂建設さんと契約を締結するに当たり、早速大雪警報が出たので、除雪してもらうことにしました。別荘地内のほとんどの道路を全13キロ超で、４，５時間で終わる見込みとのことでした（実際は前の除雪にむらがあり、残雪が硬くなっていて、かなり重く、時間が倍近く掛かってしまったが、これだけきちんと除雪すれば次回はそれほど時間が掛からないだろうとのことです）
今後、除雪の出動基準は佐久市の除雪指示に準じます（特にうぐいすの森としての基準は設けません）。伊坂建設株式会社はヘルシーテラスの近くに事務所がある会社で、長年、市の除雪を受託し、平井からマンションまでの市道、五本木から当別荘の入り口までを除雪している業者です。うぐいすの森入口看板までを除雪されているので、そのまま当別荘地内を除雪願えないかと依頼したところ、本別荘地の除雪の事情も良く知っているとして快く受けていただきました。
小林組（サービスコバヤシ）での除雪費用は別荘地内に小型雪上車をリースし、雪が降っても降らなくても4カ月で８０万円の固定費が掛かってきたことを考えると、降雪の都度、依頼する形の方がコストパフォーマンスが良さそうです。また伊坂建設が使う除雪機は排雪板が道路幅いっぱいのものに対して、コバヤシにリース料を払っている除雪車は排雪板160cmの小型機につき、何度も往復し3日間掛かり、その分オペレーター代が積み重なって高額な請求になってきた模様です。自主管理の第１弾として今回初めて除雪をアウトソーシングしましたが、朝出勤時には除雪されており、むらなく除雪されてやはりプロの仕事ですね！という会員の感想が聞かれました。
◆自主管理第２弾 環境整備作業を佐久シルバーセンターに依頼しました
季節ごとに必要なU字溝掃除や草刈り、落ち葉掃きなどの環境整備業務をシルバーセンターに随時、依頼し、管理人さんと一緒に行ってくれます。早速4月22日から1週間ほど、U字溝の清掃を実施しました。一度に多人数が必要な場合は、必要に応じて、増員されます。従来の経費と比較するとリーズナブルなものとなる予定です。
◆自主管理第３弾 記帳、管理費収納などの経理業務及び決算を税理士法人ASAMAパートナーズにアウトソーシングしました
税理士法人ASAMAパートナーズに記帳などの経理業務と決算業務を依頼することとしました。打ち合わせの結果、記帳の方法については、岩下管理人が通帳を含め、必要書類をASAMAに持参、適時説明を行う。管理費・水道代の収納状況については、あらかじめ当方から会員台帳と請求金額をリストで渡し、それを元に会計事務所で入金ごとに消し込んでいくという方法によって、双方でデータ管理することとしました。
消費税申告のため、水道関係の経費、水道に関係ない経費、どちらともいえない経費の３つに分類して仕訳することとしました。仕訳として前期管理費、今期管理費の項目をなくし、管理費とする。未収金をしっかりと立てて、透明性を持ったものにすることとしました。
2023年度管理業務報告
